FEDERATION JOIE DE VIVRE
Secrétaire administrative (H/F)
Secrétaire administratif / Secrétaire administrative
Qualification
Employé qualifié
Formation
Bac+2 ou équivalents
Expérience
5 An(s)
Durée
Temps partiel - 28H/semaine
Travail en journée
Le poste
Compétences souhaitées :
- Accueil bienveillant physique et téléphonique (population de seniors).
- Bonne expression écrite et orale.
- Maîtrise bureautique et informatique (Word, Excel, Power Point, .).
- Gestion des inscriptions et suivi des dossiers d'activités.
- Sens de l'organisation et autonomie dans le travail (gestion des priorités).
- Travail en collaboration avec les membres du bureau (président, secrétaires, trésorières), les responsables d'activités et les bénévoles.
Compétences recherchées
- Bureautique et outils collaboratifs
- Gestion des emails
- Gestion des réservations de salles de réunion
- Gestion des urgences et des imprévus
- Modalités d'accueil
- Normes rédactionnelles
- Planification des tâches et gestion des priorités
- Principes de base en comptabilité
- Rédaction d'écrits professionnels
- Techniques de gestion administrative
- Techniques de numérisation
- Techniques de prise de notes
- Classer des documents
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Accueillir, orienter, renseigner un public
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Assurer la confidentialité des données
- Assurer la gestion administrative d'une activité
- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
- Gérer les réservations de salles et de matériel
- Maintenir à jour les dossiers administratifs
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
- Organiser l'accueil des visiteurs
- Participer à l'organisation d'événements internes
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
- Répondre aux demandes d'information internes et externes
- Utiliser les outils numériques
- Utiliser une messagerie sécurisée
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de réactivité
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Profil recherché
- Expérience : 5 An(s)
- Qualification : Employé qualifié
- Formation : Bac+2 ou équivalents
- Déplacements : 2